Studia podyplomowe » Blog » Zmiana technologiczna. Za nowym modelem żwawo podążają wyzwania kultury organizacyjnej.
29.04.2020
News

Zmiana technologiczna. Za nowym modelem żwawo podążają wyzwania kultury organizacyjnej.

Zmiany, zmiany, zmiany. Praca zdalna, wirtualne biuro, work from home – w marcu hasła te zaczęły nas nagle atakować każdym dostępnym kanałem. Zespoły IT spędziły wiele godzin, aby pozwolić nam zachować ciągłość działania i jak najsprawniej przejść do nowego modelu pracy. Zmiana technologiczna to jednak nie wszystko. Za nowym modelem żwawym krokiem podążają wyzwania związane z kulturą organizacyjną. Jak utrzymać więzi w zespole? A produktywność? Jak zorganizować pracę zdalną? Kontrolować czy ufać? To tylko niektóre pytania, na które na co dzień odpowiadam.

Zacznijmy jednak od początku i zapomnijmy na chwilę o koronawirusie. Weźmy głęboki oddech. Zastanówmy się jak zapewnić w naszej organizacji bezpieczną możliwość pracy zdalnej. Czy przyjęty w pośpiechu model sprawdzi się na dłuższą metę? Czy będziemy mogli go wykorzystać po pandemii do zwiększenia możliwości naszej organizacji? A może jest coś mniej kosztownego co spełni wszystkie oczekiwania w wystarczającym stopniu?

Technologiczny setup. Z reguły jest to dość ogólnie zdefiniowany dostęp do danych, aplikacji i systemów będących w centrum operacji każdej organizacji. Przy rozważaniach na ten temat warto zwrócić uwagę na kilka elementów.

Urządzenie końcowe – jeśli Twoja organizacja przyjęła za standard wyposażenie pracownika w laptop i dostęp do VPN problem może wydać się nieistotny. Co jednak z pracownikami na co dzień pracującymi przy pomocy komputerów stacjonarnych? Możliwości jest kilka. Szybka inwestycja w urządzenia przenośne wydaje się najprostsza, jednak warto przeanalizować co najmniej dwie inne możliwości: Scenariusz BYOD – Bring Your Own Device – polega na umożliwieniu użycia prywatnego sprzętu do spraw służbowych. Należy jednak pamiętać o odpowiedniej ochronie danych i wziąć pod uwagę, że rozwiązanie może nie być odpowiednie dla każdego pracownika. Drugą możliwością jest wykorzystanie wirtualizacji aplikacji. Dzięki temu zabiegowi pracować możemy z niemal każdego urządzenia, a w dodatku dane znajdują się na maszynach należących do organizacji.

Przestrzeń współpracy to niezwykle ważny punkt w planowaniu wirtualnego biura. Począwszy od możliwości wspólnej edycji dokumentów w czasie rzeczywistym, ciągłej dostępności informacji poprzez wirtualne miejsce spotkań, aż po system zarządzania zadaniami i projektami realizowanymi w rozproszonych zespołach. Odpowiednie przygotowanie i wybór narzędzi pozwoli uniknąć dublowania funkcjonalności i zredukować koszty. Być może Twoja organizacja już korzysta z oprogramowania ułatwiającego współpracę. Świetnymi przykładami są tutaj Microsoft 365, GSuite czy Basecamp oferujące całościowe podejście do zagadnienia platformy współpracy.

Niestety technologia i narzędzia bez stojącej za nimi metody wykorzystania i jasnych zasad wprowadzonych w zespołach pozostaną jedynie pustą i niewykorzystaną inwestycją. Praca zdalna wygląda zupełnie inaczej niż biurowa codzienność, a jej efektywność zależy od odpowiednio wypracowanego flow. To właśnie tutaj zaczyna się największe wyzwanie – zmiana kultury organizacyjnej.

Nie istnieje złoty przepis na idealne wykorzystanie narzędzi, zarządzanie zadaniami i rozproszonym zespołem. Na szczęście możemy wykorzystać doświadczenie wielu organizacji od lat pracujących zdalnie. Na czym więc warto się skupić?

  • Wprowadź codzienne spotkania zespołów w celu budowania współpracy i wymiany informacji o aktualnych projektach. Daj możliwość wypowiedzenia się każdemu, ale nie zmuszaj do tego osób, które czują się niekomfortowo przy zabieraniu głosu.
  • Wyznacz jasne zasady i oczekiwania odnośnie każdego członka zespołu. Poinformuj jak chcesz rozliczać zadania, prowadzić komunikację. Jeśli nie otrzymałeś takich informacji od współpracownika lub przełożonego – wyjdź z inicjatywą.
  • Istnieje wiele rozpraszaczy zwłaszcza w aktualnej rzeczywistości – wyznacz jasne zasady również domownikom.
  • Pamiętaj o rytuałach. Odpowiednie ubranie się do pracy, nawet z kanapy pozwoli Ci lepiej rozpocząć i zakończyć dzień w wirtualnym biurze.W miarę możliwości odseparuj swoje domowe biuro. Zarezerwuj przestrzeń jedynie do pracy. Jeśli nie masz takiej możliwości spróbuj na przykład zmienić organizację biurka w zależności od tego czy aktualnie pracujesz czy spędzasz prywatny czas przed komputerem.
  • Rozważ czy praca od przysłowiowej 8 do 16 jest optymalna. Jeśli istnieje taka możliwość otwórz się na możliwość pracy na przykład w dwóch blokach czasowych. Ta niewielka zmiana może ułatwić zbalansowanie pracy i domowego życia. Jeśli Twoja praca wymaga skupienia wyznacz godziny pracy cichej i poinformuj o tym zarówno współpracowników, jak i domowników.
  • Nie zamykaj się na oddolne inicjatywy mające na celu usprawnić pracę i zorganizowanie zespołu. Wysłuchaj pomysłów i rozważ wprowadzenie ich razem z zespołem. Nie wymuszaj na siłę zmian.
  • Weź pod uwagę różnice charakteru i stylu pracy każdego ze swoich współpracowników. Nie staraj się ich zmieniać – wypracuj pasujące obu stronom zasady i granice.
  • W trakcie pracy zdalnej wielu z nas zapomina o robieniu przerw, przez co zmniejszamy swoją produktywność. Zachęcaj do 1-2 krótkich przerw dziennie wypełnionych „wartościową aktywnością” zupełnie nie związaną z pracą. 15 minut gry na instrumencie, chwila aktywności fizycznej, zabawa z dzieckiem lub domowym zwierzakiem pozwoli na chwilę relaksu i podniesienie wydajności.
  • Zajmuj się zadaniami na przykład w cyklu tygodniowym. Planuj i rozliczaj je w ustalony wcześniej sposób. Pozwoli Ci to efektywniej zarządzać zasobami w zespole i na bieżąco reagować na zmieniającą się sytuacji. Być może ktoś potrzebuje pomocy w wykonaniu zadania, ale boi się o tym powiedzieć? W ten sposób łatwiej zauważysz podobne sytuację i szybciej zaoferujesz wsparcie.
  • Nie rezygnuj ze wspólnych przerw na kawę lub lunch jeśli były częścią Twojej rutyny. Wypróbuj wirtualne 15-20 minutowe spotkania na rozmowę przy kubku kawy lub kawałku pizzy. Takie spotkania są wykorzystywane w wielu organizacjach w celu budowania zespołu.

 
Dobre przemyślenie i zaplanowanie wirtualnego biura pozwala znieść granice geograficzne naszej organizacji i współpracować z utalentowanymi osobami bez względu na to gdzie się znajdują. Wypracuj odpowiednie procedury i flow aby móc wykorzystać ten model w przyszłości. Przekuj wymuszoną zmianę w możliwość rozwoju i usprawnienia w swoim zespole.

Artur Rybarczyk, prowadzący webinarium Od bezpieczeństwa danych do organizacji pracy zdalnej pracownika - czyli jak prowadzić wirtualne biuro oraz Biznes po "koronie - jak wykorzystać zmiany technologiczne wprowadzone w organizacji.